Minha idéia é fazer com que os grupos existentes fossem “congelados”. No Telegram há a opção de desabilitar o envio de mensagens, assim os moderadores dos grupos menores enviariam uma última mensagem de aviso sobre a migração e bloquearia os próximos envios. Desta maneira o histórico permaneceria a quem já está ou resolver entrar no grupo. Até onde sei não há como migrar um histórico de mensagens para um tema sem perder a autoria e a data de postagem.
Sobre a criação de temas eu acho que poderiamos deixar aberto para qualquer um, pelo menos inicialmente. No OSM Latam está assim.
Sobre a pergunta 3 do @santamariense, os temas estão acessíveis a todos os aderentes ao grupo. Não é necessário entrar ou sair. Recomendo entrar no grupo OSM Latam para entender um pouco de como funciona.